5 wirkungsvolle Massnahmen um dich vor Ablenkungen zu schützen
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Wann hast du dich das letzte mal so richtig auf eine Aufgabe konzentriert ohne dich ablenken zu lassen?
Heute?
Gestern?
Sind mehrere Tage vergangen?
Selbst wenn ich diesen Beitrag schreibe lasse ich mich von E-Mails, Facebook Posts oder WhatsApp Meldungen stören. Und wenn mich von Aussen keine Ablenkungen von der Arbeit abhalten, so lassen sich meine Gedanken nicht im Stich. Sie finden immer einen Grund meine Konzentration zu behindern.
Heutzutage werden wir alle 3,5 Minuten von irgendwem oder irgendwas gestört. Daher wirst du mir sicherlich nachfühlen können und ähnliche Anliegen haben: Ich will endlich in Ruhe meinen Aufgaben nachgehen vermeiden können. Jede Ablenkung ist weniger wichtig als die Arbeit die wir gerade tun.
Nachdem du diesen Beitrag gelesen hast, weisst du was du hättest tun können damit du diesen Artikel in Ruhe hättest lesen können.

Überall sind Ablenkungen

Wenn es dir ähnlich geht wie mir dann fällt es dir schwer dich auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Ständig wirst du unterbrochen. In der Freizeit fordern der Partner und die Kinder deine Aufmerksamkeit, im Geschäft sind es dein Vorgesetzter und die Mitarbeiter. Hinzu kommen die elektronischen Mittel wie Computer, Tablets und Mobiltelefone, die ständig ein lautstarkes Piepsen von eintreffenden Mitteilungen von sich geben.
Als braver Mensch willst du allen Unterbrechungen gerecht werden und schenkst ihnen deine Aufmerksamkeit. Das neu eintreffende Witze E-Mail eines Freundes erhält auf einmal die höhere Dringlichkeit und Priorität als die gerade angefangen Aufgabe. Nach einem kurzen Check, der sich über eine halbe Minute zieht, bist du wieder in der Verfassung deiner Tätigkeit nachzugehen. Natürlich hast du den Faden verloren und benötigst ein paar Minuten bist du wieder konzentriert bei der Sache bist. Kaum hast du deine Konzentration gefunden bahnt sich schon die nächste Unterbrechung an.
Zu diesem Thema wurde der aktuelle und informative TED Talk von Tristan Harris ausgestrahlt. Er stellt sogar eine technische Lösung in Aussicht. Die ersten 5 Minuten sind sehr empfehlenswert.
Heutzutage konzentriert einer Tätigkeit nachzugehen ist in etwa vergleichbar wie einen Spielfilm auf RTL schauen zu wollen. Kaum hat dich der Film reingezogen folgt die Werbeunterbrechung. Was dich auf RTL stört, akzeptierst stillschweigend in deinem Alltag. Die Unterbrechungen sind zur Gewohnheit geworden, so dass du kaum noch fähig bist längere Zeit konzentriert zu arbeiten. Wie auch? Wir leben in einem Informationsüberfluss.

Per Ablenkung zum Burnout 

Der Ökonom und Psychologe Herbert Simon sagte bereits 1978: “Reichtum an Information erzeugt Armut an Aufmerksamkeit“ Diese Aussage trifft heutzutage definitiv zu.
Du kannst maximal sieben Reize gleichzeitig verarbeiten. Obwohl diese Zahl noch zu hoch ist. Es werden wohl eher vier Reize sein. Du lebst in einer permanenten Reizüberflutung durch all die Kommunikationsmitteln die du heutzutage verwendest. Ein digitaler Entzug (Digital Detox), um die Reizüberflutung zu reduzieren, wäre manchmal sehr angebracht. (Hier findest Du ein paar Tipps dazu.)
Die Überreizung der Sinne führt zu einem Teufelskreise, der dein Wohlbefinden beträchtlich beeinflusst und dich in ein Burnout führen kann.
  1. Durch die Unterbrechungen verlierst du den Fokus und verlierst den Faden.
  2. Du beginnst Multitasking zu betreiben, weil alles prioritär erscheint.
  3. Durch den fehlenden Fokus und den Kontextwechsel wirst du langsamer vorwärts kommen.
  4. Weil du nichts mehr hinkriegst fühlst du dich frustrierst.
  5. Ausserdem beginnen sich die Aufgaben zu stapeln, so dass du dich vermehrt gestresst fühlst
  6. Hinzu kommen Versagensängste und die ständige innere Stimme die Kritik an dir ausübt.
  7. Du schläfst unruhig und bekommst deine notwendige Erholung nur spärlich.
  8. Du beginnst wieder bei 1 bis du in ein Burnout fällst
Natürlicherweise stellst du dir die Frage wie du Ablenkungen vermeidest, damit du fokussiert arbeiten kannst. Der Vorteil von konzentriertem Arbeiten liegt auf der Hand. Während der Arbeit gerätst du in einen Flow, der dir richtig gute Einfälle beschert und du dich inspiriert. Ausserdem erledigst du deine Aufgaben rascher, was dir ein Erfolgsgefühl gibt. Dadurch arbeitest du konzentriert an deinen Aufgaben und vermeidest in einen Teufelskreis zu geraten.

Die 5 Massnahmen um dich vor Ablenkungen zu schützen

Nun wollen wir konkret werden. Folgende 5 Massnahmen und Tipps unterstützen dich die Aufmerksamkeit bei einer Sache zu behalten und fokussiert einer Aufgabe nachzugehen.

Informations-Minimalismus

Je mehr Informationen, in Form von Unterbrechungen, auf dich einprallen, desto schneller lässt du dich ablenken. Ein wirksames Mittel in deinem Flow zu bleiben ist die möglichen Informationsquellen zu reduzieren.
  1. Ordnung halten
    Als ich in einer Mechaniker Werkstatt arbeitete wurde mir aufgetragen meine Werkzeuge geordnet hinzulegen. So mussten Feile, Hammer und Säge parallel nebeneinander liegen. Am Anfang fand ich das sinnlos, doch ich wurde besseres belehrt.
    Als ich für einen Tag Unordnung hielt, stellte ich fest, dass ich mit meiner Arbeit nicht nach kam. Ständig suchte ich meine Werkzeuge und vergeudete wertvolle Zeit.
    Wenn du also mit Hilfsmittel deinen Aufgaben nachgehst ist es nur von Vorteil wenn du sie geordnet aufbewahrst. Damit bleibst du in deinem Flow.
    Natürlich gilt dies sowohl für physische Hilfsmittel als auch für die Ablage auf deinem Computer.
  2. Clean Desk
    Ich habe mir angewöhnt meinen Schreibtisch aufgeräumt zu halten, so dass ich nicht unnötig abgelenkt werde. Ausserdem engt es mich ein und werde nervös, wenn ein Papierstapel mein Bewegungsraum eingeschränkt. Der Vorteil dadurch ist, dass ich genügend Platz habe um benötigte Hilfsmittel hinzulegen.
  3. Störquellen abschalten.
    Wenn du konzentriert arbeiten willst dann solltest du Tablets und Mobile Phones abschalten. Wir müssen ja nicht ständig online sein und alles zu jederzeit wissen. Beim Arbeiten am Computer wirst du alle unbenötigten Programme schliessen wollen. Vor allem der Browser damit du nicht in Versuchung gerätst dein Webmail, Facebook, LinkedIn und Twitter Account zu checken. du kannst immer noch später antworten. Es wird dir keiner den Kopf deswegen abreissen.
    Ein aktives Zeitmanagement ist förderlich und kann deiner Karriere helfen. Damit hebst du dich von deinen Kollegen ab. z.B. ist es viel produktiver wenn du dir 1-3mal am Tag Zeit nimmst um alle deine Inboxes abzuarbeiten. Hierbei kannst du locker ein paar Prozent produktiver werden.
  4. Ruhige Örtlichkeiten
    Lärm ist für deine Konzentration kontraproduktiv. Stattdessen sind ruhige Örtlichkeiten ein Produktivitäts-Booster und hilft dir neues zu lernen.
    Wenn ich mit der Bahn zur Arbeit fahre habe ich eine Stunde Zeit in Ruhe meiner Arbeit nachzugehen. Dies ist meine produktiveste Zeit. Einerseits weil das Abteil ruhig ist und andererseits weil mich keine Mitarbeiter stören.

Grenzen setzen

Mit den  oben genannten Massnahmen schaffst du dir einen Arbeitsplatz bei dem du deinen Aufgaben nachgehen kannst. Denn noch sind Störungsquellen in Form von Mitarbeiter, Freunde und Familienmitgliedern nicht auszuschliessen. Sie haben zwar keine Möglichkeit mehr dich telefonisch oder elektronisch zu erreichen, aber sie können dich physisch aufsuchen.
Um dem entgegen zu wirken brauchst du den Leuten mitzuteilen, dass du deine Ruhe brauchst. z.B. Kannst du es ihnen direkt sagen. Eine andere Möglichkeit ist es ein „Bitte nicht stören“-Schild an deine Tür zu befestigen oder auf deinen Schreibtisch zu stellen.

Schlaf

Auf den ersten Blick scheint der Schlaf irrelevant zu sein. Bei näherer Betrachtung ist er jedoch Schlaf essentiell.
Wusstest du, dass Schlafmangel deine Konzentrationsfähigkeit reduziert? Nicht? dann schau mal hier.
Du fühlst dich schlapp, energielos, gereizt und müde. Dein Kopf ist träge und groggy. In einem solchen Zustand reagierst du empfindlicher auf Störungen und verlierst dauernd den Faden.
Wenn du dich am Abend müde fühlst, geh lieber eine Stunde früher ins Bett als du es normalerweise tätest. Du wirst es dir am nächsten Morgen danken.

Fokussierung 

Wer zu viele Aufgaben hat sieht den Wald vor lauter Bäume nicht mehr. Dies stört deine Aufmerksamkeit. Fokussiert zu Arbeiten heisst an den richtigen Stellen zu arbeiten. Es hat sich als wirksam erwiesen, den Tag vorauszuplanen anstatt sofort loszulegen. Stell dir zuerst Fragen wie die Folgenden und identifiziere die wichtigen Aufgaben.
  • Was willst du erreichen?
  • Welches sind die wichtigsten Aufgaben?
  • Was musst du unbedingt abschliessen?
  • Welche Aufgaben bringen dich ans Ziel?
  • Welche Aufgaben sind weder dringend noch unwichtig?
Wenn du dir die Zeit nimmst den Tag voraus zu planen, wirst du nicht unnötige Tasks abarbeiten und deine Aufmerksamkeit wichtigeren Dingen widmen.

Gedanken (und spontane Einfälle) in den Griff kriegen

Zu guter letzt gibt es eine Störungsquelle die du nur schwer in den Griff bekommst: “Dein Kopf“.
Du denkst ständig. Entweder denkst du an die Vergangenheit (Erinnerung) oder an die Zukunft (Planung). Beides unterbricht deine Aufmerksamkeit auf die jetzige Aufgabe.
Als wirkungsvolle Massnahme legst neben deinem Arbeitsort ein Blatt Papier mit Schreibstift hin. Wenn dir eine Idee in den Sinn kommt oder eine unerledigte Aufgabe, schreibst du sie auf das Papier. Damit schaffst du dir Freiraum im Kopf und brauchst dich nicht an den Gedanken zu erinnern. Zu einem späteren Zeitpunkt nimmst du die Liste hervor und bearbeitest sie. Somit konzentrierst du dich auf deine Aufgabe.
Dieses Vorgehen beschreibt auch David Allen in seinem Buch “Wie ich Dinge geregelt kriege”.

Hast du Lust es auszuprobieren?

Du hast in diesem Artikel 5 Massnahmen kennen gelernt, die Störungsquellen reduzieren und deine Fokussierung auf eine Aufgabe unterstützen. Es liegt nun an dir einige von ihnen auszuprobieren.
Ich freu mich auf dein Erfahrungsbericht und dein Feedback.
Herzlichst
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